เหตุผลที่คุณไม่ควรที่จะใช้ LINE คุยงาน (พร้อมแนะนำเครื่องมือทดแทน)

ถ้าถามว่าโปรแกรม Chat ที่คนไทยนิยมใช้กันมากที่สุดคือโปรแกรมไหน ทุกคนก็คงตอบเป็นเสียงเดียวกันว่า LINE อาจจะเป็นเพราะความง่ายในการใช้งาน เพราะเพื่อนใช้เราก็เลยใช้ หรือเพราะความน่ารักฟรุ้งฟริ้งก็ตามแต่

สถิติจาก Digital Advertising Association (Thailand) บอกไว้ว่าในปี 2559 นั้นมีคนไทยใช้งาน LINE อยู่กว่า 38 ล้านคน

ตั้งแต่วันแรกที่ LINE เข้ามาประเทศไทยจนกระทั่งถึงวันนี้ เราจะเห็นความเปลี่ยนแปลง และพัฒนาต่างๆ เกี่ยวกับ LINE มากมาย ซึ่งตัวผู้ใช้งานเองก็ปรับตัวตาม Platform เช่นเดียวกัน

แรกเริ่มเดิมทีจากที่ LINE นั้นถูกใช้เป็นโปรแกรม Chat เพื่อคุยกันระหว่างเพื่อนกับเพื่อน แต่ด้วยความคิดสร้างสรรค์ของคนไทย (ที่ไม่แพ้ชาติใดในโลก) ก็ได้หลอมรวม LINE ให้เข้ากับชีวิตการทำงานได้เป็นอย่างดี

จะสั่งงานลูกน้อง ก็สั่งผ่าน LINE

จะส่งรูปให้หัวหน้า ก็ส่งผ่าน LINE

จะตามงานเพื่อนร่วมงาน ก็ตามผ่าน LINE

LINE ถูกใช้เป็นศูนย์กลางของการสื่อสาร และการทำงานทุกอย่างสำหรับหลายๆ บริษัทในประเทศไทยทั้งๆ ที่จริงๆ แล้ว LINE เองนั้นทำหน้าที่การเป็น “Communication Tool” ได้เป็นอย่างดี แต่ในความเห็นของผมนั้นมันทำหน้าที่การเป็น “Collaboration Tool (for work)” ได้ไม่ค่อยดีสักเท่าไหร่

บทความนี้จะมาชี้ให้เห็นถึงปัญหาของการใช้ LINE ในการทำงาน พร้อมทั้งจะมาแนะนำเครื่องมือทางเลือกที่ใช้ในการทำงานแทน LINE เพื่อทำให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น รับรองว่าอ่านบทความนี้จบคุณมีลังเลแน่นอน 🙂

* บทความนี้ไม่ได้จะมาต่อว่า หรือ Discredit LINE แต่อย่างใดนะครับ ผมเชื่อว่า LINE เองนั้นเป็นเครื่องมือที่ดี แต่คนมักจะเอามาใช้กันผิดที่ผิดทางครับ

* LINE ในที่นี้ไม่เกี่ยวข้องกับ [email protected] ถ้าเป็น [email protected] ผมคิดว่ามันทำหน้าที่ของมันได้อย่างดี และเหมาะสมอยู่แล้ว บทความนี้จะเน้นเป็นพิเศษเรื่องการใช้ LINE เพื่อคุยงานกันในบริษัทเท่านั้น

ปัญหาจากการใช้ LINE คุยงาน

1. ทำให้ Productivity ต่ำลง

ถ้าคุณใช้ LINE ในการทำงาน Group ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องงานของคุณนั้นจะอยู่ปนกับ Group และห้อง Chat ที่เกี่ยวกับเรื่องส่วนตัว (รวมไปถึงแบรนด์ที่คุณติดตาม) เวลามีใครส่งข้อความอะไรมาหาคุณ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องงาน เรื่องส่วนตัว โปรโมชั่น หรือข่าวคราวดราม่า มันก็จะเด้งเตือนคุณอยู่เรื่อยๆ (ถึงแม้มันจะเลือกให้ปิดได้ แต่ผมคิดว่าการเลือกปิดบาง Chat เปิดบาง Group นั้นเป็นเรื่องยุ่งยาก)

การที่คุณไม่สามารถแยกการแจ้งเตือนส่วนตัว กับการแจ้งเตือนสำหรับงานมันจะทำให้ Productivity ของคุณต่ำลงอย่างแน่นอน เพราะคุณต้องคอยมาเช็คมันตลอด

อ่านเพิ่มเติม: Pomodoro Technique

Shifu แนะนำ

แน่นอนว่าคุณคงไม่สามารถเลี่ยงการใช้ LINE คุยงานได้ ในกรณีที่ลูกค้าของคุณต้องการคุยกับคุณผ่าน LINE คำแนะนำของผมก็คือให้เปิดช่องทางการติดต่อสื่อสารผ่าน LINE ไว้ แต่ต้องพยายามขีดเส้นให้ลูกค้ารู้ว่า Message ที่ถูกส่งผ่าน LINE มานั้นถือว่าเป็นเรื่องไม่เร่งด่วน และรอได้ ถ้ามีเรื่องไหนที่เป็นเรื่องเร่งด่วน และจริงจัง ให้โทรหา หรือส่งอีเมลมา

วิธีนี้อาจจะดูทำได้ยาก แต่ถ้าคุณ กับลูกค้าของคุณทำได้ มันจะส่งผลดีต่อธุรกิจของทั้ง 2 ฝ่ายในระยะยาวแน่ๆ ครับ

ถ้าธุรกิจของคุณเป็นแบบ B2C ที่เจอลูกค้าขาจรบ่อยๆ หรือเน้นการพูดคุยระหว่างลูกค้า กับแบรนด์ ผมแนะนำให้ไปใช้ [email protected] เลยครับ เพราะ [email protected] นั้นสำหรับเอาไว้ในคุยงานจริงๆ

2. ไฟล์ต่างๆ มีอายุจำกัด

ถ้าคุณทำงานผ่าน LINE จริงๆ ผมมั่นใจว่าคุณจะต้องเคยเจอปัญหารูปภาพ หรือวีดีโอหมดอายุแน่ๆ

เท่าที่ผมเข้าใจ เนื่องจากว่าในวันวันนึง มีคนส่งรูป ส่งวีดีโอผ่าน LINE มหาศาล ซึ่งถ้า LINE ไม่ตั้งค่าให้มันหมดอายุไว้ LINE น่าจะต้องเสียค่า Server หนักมาก LINE จึงกำหนดอายุของไฟล์ต่างๆ ไว้ที่ 15 วัน (ถ้ามีคนของ LINE ผ่านมาอ่านบทความ บอกผมได้นะครับว่าผมเข้าใจถูก หรือผิด)

และเท่าที่ผมเข้าใจ LINE น่าจะไม่มี Option ให้จ่ายเงินแบบพรีเมียมเพื่อเก็บไฟล์ต่างๆ ไว้ได้ไม่จำกัดโดยอัตโนมัติอีกด้วย

ถ้าคุณโยนไฟล์ต่างๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องงานไว้ใน LINE แล้ววันนึงคุณอยากจะกลับมาโหลดมันกลับไปใช้อีกครั้ง แล้วพบว่ามันหมดอายุแล้ว มันก็คงจะไม่โสภา จริงไหมครับ?

Shifu แนะนำ

ถึงแม้ว่าไฟล์ต่างๆ ของ LINE นั้นจะมีอายุจำกัดก็จริง แต่ถ้าคุณกดดาวน์โหลดมันไว้ในเครื่องของคุณแล้ว มันก็จะอยู่ในเครื่องของคุณไปเรื่อยๆ ครับ

 3. LINE เป็น Platform ที่ไม่ค่อยจะเชื่อมต่อกับเครื่องมืออื่นๆ

ผมคิดว่าในยุคปัจจุบันนี้มันไม่ใช่ยุค “One size fits all” หรือเครื่องมือเพียงเครื่องมือเดียวนั้นจะช่วยให้คุณสามารถทำงานได้ทุกงานอีกต่อไป แต่จะเป็นเครื่องมือที่มีจุดแข็งเฉพาะตัว และสามารถเชื่อมต่อกับเครื่องมืออื่นๆ ที่มีจุดแข็งในด้านอื่นๆ ได้

LINE เองนั้นเป็น Platform ที่ใหญ่ และคนใช้งานเยอะ แต่ผมไม่ค่อยจะเห็น LINE เชื่อมต่อกับเครื่องมืออื่นๆ อะไรมากสักเท่าไหร่ เพราะฉะนั้นการที่จะใช้ LINE ไปพร้อมๆ กับเครื่องมืออื่นๆ ที่มีจุดเด่นในด้านที่ LINE ไม่มีนั้นจึงเป็นเรื่องที่แทบจะเป็นไปไม่ได้เลย

4. การติดตามข้อมูล หรือการจัดการงานต่างๆ ผ่าน LINE นั้นเป็นเรื่องยากมาก

อย่างที่บอกไปก่อนหน้านี้แล้วว่า LINE นั้นไม่ใช่เครื่องมือที่ถูกออกแบบมาใช้สำหรับทำงาน

สิ่งที่ LINE ทำได้ดีมากๆ คือเรื่อง Chat แต่เรื่องอื่นๆ เช่นการทำ Project Management, การรับส่งข้อมูล หรือการจัดการ Task ต่างๆ ที่คุณต้องทำนั้นอาจจะยังไม่ใช่จุดแข็งของ LINE การที่จะใช้ LINE เพื่อเป็นจุดศูนย์กลางในการทำธุรกิจนั้นมันจึงเป็นวิธีการที่ไม่ค่อย Optimize สักเท่าไหร่

ถ้าไม่ควรใช้ LINE คุยงาน ควรใช้อะไรดีล่ะ?

ผมขอแนะนำเครื่องมือที่ผมใช้เป็นศูนย์กลางของการทำงานของผมให้รู้จักแล้วกันนะครับ : )

เครื่องมือตัวที่ว่านั้นชื่อว่า Slack ครับ

หลายๆ คนอาจจะยังไม่เคยได้ยินชื่อเครื่องมือตัวนี้ แต่ในบริษัทรุ่นใหม่ที่รู้เรื่องเทคโนโลยีในต่างประเทศส่วนมาก และในประเทศไทยหลายๆ บริษัทนั้นใช้ Slack เป็นศูนย์กลางของการสื่อสารภายในบริษัทครับ

ทำไมล่ะ?

ผมนึกเหตุผลสำคัญๆ ออกอยู่ 4 ข้อครับ

1. ใช้เพื่อทำงานจริงๆ

อย่างที่บอกไปในตอนแรกว่าถ้าคุณใช้ LINE คุณจะต้องเอาเรื่องส่วนตัว กับเรื่องงานมาผสมกัน แต่ถ้าคุณใช้ Slack คุณจะใช้มันเพื่อพูดคุย และสื่อสารเรื่องงานเป็นหลัก

ซึ่ง Slack นั้นจะช่วยให้คุณสามารถแยกเรื่องงาน กับเรื่องส่วนตัวออกจากกันได้ในเชิงของการแจ้งเตือน

Shifu แนะนำ

วิธีการปกติที่ผมใช้คือผมปิด Notification LINE ทั้งหมด และถ้าเป็นไปได้ จะพยายามไม่ใช้ LINE คุยงาน

2. ไฟล์ต่างๆ มีอายุไม่จำกัด

เมื่อคุณอัปโหลด File ขึ้น Slack แล้ว มันจะไม่ถูกลบไปไหน เพราะฉะนั้นเวลาคุณจะมาค้นดูงานเก่าๆ หรือหยิบเอาไฟล์รูป หรือวีดีโอที่เพื่อนร่วมงานส่งมาให้คุณไปใช้ คุณก็จะมั่นใจได้ว่ามันก็ยังจะคงอยู่

Shifu แนะนำ

Slack เวอร์ชั่นฟรีนั้นมีพื้นที่เก็บข้อมูลให้กับคุณ และทีมแค่ 5GB เท่านั้น ถ้าคุณอยากได้พื้นที่เพิ่มคุณสามารถจ่ายเงินเพื่อซื้อ Slack เวอร์ชั่นพรีเมียมได้

3. แบ่งสรรปันส่วนบริษัท / โปรเจคต์

ปัจจุบันนี้ผมคิดว่าคนแทบจะทุกคนนั้นไม่ได้มีงาน หรือมีโปรเจคต์แค่อันเดียวอีกต่อไปแล้ว เพราฉะนั้นการที่จะมีเครื่องมือที่ช่วยตอบโจทย์ให้คนที่ทำหลายงาน หรือหลายโปรเจคต์นั้นน่าจะเป็นสิ่งที่ดี และตัว Slack เองก็ตอบโจทย์สิ่งนั้นๆ

Shifu แนะนำ

ตัวอย่างเช่นของผมเองมีงานหลักๆ ที่ทำร่วมกับคนอื่นอยู่ 3 งานคือ Content Shifu, Magnetolabs และ FounderCast ซึ่งทำให้ผมสามารถคุยงานทุกงานได้จากที่เดียว (แน่นอนว่า Partner ของผมทุกคนก็จะต้องเห็นสมควรที่จะใช้ Slack เช่นกัน)

ตัว Content Shifu กับ FounderCast นั้นผมอาจจะไม่ได้ใช้ประโยชน์จากมันได้อย่างเต็มที่สักเท่าไหร่ แต่สำหรับ Magnetolabs นั้นได้ Slack มาช่วยทำงานได้เยอะมาก เพราะด้วยความที่ว่า Magnetolabs เป็น Agency ซึ่งจะต้องจัดการกับหลายโปรเจคต์ และมีหลายหน่วยงาน

4. การเชื่อมต่อกับ Platform อื่น

สำหรับผมที่ชอบเรื่องเทคโนโลยี และชอบการ Automate สิ่งต่างๆ แล้ว เหตุผลข้อนี้เป็นเหตุผลที่ผมชอบที่สุดเลยครับ : )

อย่างที่ผมบอกไปว่ามันหมดยุค “One size fits all” ไปแล้ว ซึ่ง Slack นั้นเข้าใจจุดนี้ดี จึงไม่พยายามทำทุกอย่างเองหมด กลับกัน อะไรที่เขาไม่ถนัด เขาก็เชื่อมต่อกับ Platform อื่นเอา โดยที่ Slack มองตัวเองเป็นจุดศูนย์กลางของการสื่อสาร (ที่ทุก Platform จะต้องเข้ามาเชื่อมต่อด้วย)

ด้วยเหตุนี้จึงทำให้ Slack สามารถเชื่อมต่อกับ Platform อื่นๆ ได้เป็นร้อยๆ (หรืออาจจะเป็นหลักพัน) Platform

Shifu แนะนำ

ตัวอย่างการเชื่อมต่อกับ Platform อื่นที่พวกเราใช้คือในทุกๆ วัน เราจะให้ bot แจ้งเตือนค่าสถิติต่างๆ จาก Google Analytics ของ Content Shifu มาให้พวกเราผ่าน Slack

หรือถ้าอย่างในเคสของ Magnetolabs ถ้ามีลูกค้ากรอกแบบฟอร์มติดต่อเข้ามา ในระบบ CRM จะสร้าง Deal แบบอัตโนมัติ ให้ทีม Follow up ต่อได้ และจากนั้นก็จะส่ง message เข้ามายัง Slack โดยอัตโนมัติ (เพื่อให้ทุกคนที่อยู่ในกรุ๊ปการขาย/การตลาดได้รับการแจ้งเตือน)

จะเห็นได้ว่าการเชื่อมต่อ Slack กับ Platform อื่นๆ จะทำให้คุณไม่ต้องไปทำงานเดิมๆ ซ้ำๆ (Routine / Repetitive Work) แล้วไปโฟกัสกับงานที่ต้องใช้ความรู้ และความคิดของคุณได้

สรุป

แน่นอนว่าการจะเปลี่ยนจาก LINE มาใช้ Slack นั้นเป็นเรื่องไม่ง่าย (จริงๆ แล้วยากเลยแหละ) ผมเคยเห็นตัวอย่างจากหลายๆ บริษัทที่พยายามปรับ พยายามเปลี่ยนแล้ว แต่ก็ยังคงไม่สำเร็จ

ผมแนะนำว่า ถ้าคุณอยากจะเปลี่ยนจาก LINE มาใช้ Slack จริงๆ วิธีการที่สามารถเริ่มต้น และทำได้ง่ายที่สุดคือการที่ผู้บริหารต้อง “สั่ง” สั่งให้คนเปลี่ยนมาใช้ Slack แทน และแค่นั้นยังไม่พอ ผู้บริหารต้องเป็นตัวอย่างที่ดีในการเปลี่ยนด้วยมันถึงจะเวิร์ค

ไม่ง่าย แต่ก็ไม่ยากจนเกินไป ถ้าอยากทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นจริงๆ ผมแนะนำให้ลองดู : )

ตาคุณแล้ว

คุณเห็นด้วย หรือไม่เห็นด้วยยังไงกับผมบ้าง? หรือคุณมีเครื่องมืออื่นๆ ที่ทำให้คนทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นมาแชร์บ้างรึเปล่า? มาคุยกันต่อในคอมเมนต์ได้เลยครับ

แบงค์เป็นนักธุรกิจ นักการตลาด และนักเดินทางที่หลงใหลในวิถีแห่ง Inbound Marketing ปัจจุบันแบงค์เป็น Managing Partner ของ Magnetolabs และ เป็น Co-host ของรายการ Podcast ชื่อว่า FounderCast

    1 Comment

  1. August 3, 2017
    Reply

    เยี่ยมมากครับ น่าลอง

Leave A Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

ความรู้จะมีประโยชน์ที่สุดถ้าถูกส่งต่อ :)