เลือกผิดชีวิตเปลี่ยน! 7 หลักการในการเลือกซอฟต์แวร์มาใช้ทำงาน

การเลือกซอฟต์แวร์

คุณเคยวิ่งแข่งไหมครับ?

ถ้าเคย แล้วคุณเคยวิ่งแข่งกับรถไหมครับ?

ไม่ว่าจะเคยหรือไม่เคย คุณกับผมก็น่าจะเห็นตรงกันว่า ไม่ว่าคนอย่างเราๆ จะวิ่งเร็วสักแค่ไหน สองเท้าของเรามันก็ไม่มีทางที่จะวิ่งเร็วไปสี่ล้อของรถได้

โลกแห่งการทำงานเช่นเดียวกันถ้าคุณเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่ไม่ถูกต้อง ไม่ว่าคุณจะใช้งานมันได้อย่างมีประสิทธิภาพยังไง หรือคุณเองจะเก่งแค่ไหน การเอาชนะคนที่ใช้ซอฟต์แวร์รุ่นที่ใหม่กว่า ดีกว่า เจ๋งกว่าก็อาจจะเป็นเรื่องยาก (มีข้อแม้ว่าคนคนนั้นต้องใช้ซอฟต์แวร์เป็นด้วยนะ)

ผมขอเปรียบเทียบง่ายๆ ระหว่างคนที่ขายของออนไลน์เหมือนๆ กัน เทียบกันคนแรกทำแค่ทำเว็บไซต์ให้สวยงาม ส่วนคนที่สองก็ทำเว็บไซต์เหมือนกัน ความสวยงามก็ไล่ๆ กันไม่ต่างกันมากนัก แต่รู้จักใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น Keyword Planner ที่ไปดึง Data ของพฤติกรรมการ Search ของคนไทยทั่วประเทศ แล้วเอามาใช้ช่วยวางแผนการทำ SEO

ต่อให้คนแรกจะเป็นนักขายชั้นเซียน นักเขียนชั้นยอด โอกาสที่คนที่สองจะชนะก็มีโอกาสมากกว่า

เดือนกุมภาพันธ์ 2018 ที่ผ่านมา ผมได้มีโอกาสไปพูดที่งานของ WordCamp Bangkok 2018 ในหัวข้อ “Recommended Marketing Tools for WordPress” ก็เลยอยากจะเอาเรื่องที่พูดมาต่อยอด รวมถึงเป็นการต่อยอดจากหลายๆ บทความของ Content Shifu ที่เขียนแนะนำโปรแกรมต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น โปรแกรมตัดต่อวิดีโอ โปรแกรมทำ Infographic โปรแกรมทำแอนิเมชัน เครื่องมือสาย Social Media ฯลฯ

ในชีวิตนี้ผมน่าจะได้เคยลองใช้ซอฟต์แวร์มาไม่น้อย (เรียกได้ว่าเป็นพวกเสพติดซอฟต์แวร์ เห็นตัวไหนดูดีหน่อย เป็นต้องลองเข้าไปเล่น ฮา) เพราะฉะนั้นในวันนี้ผมขอเอาสิ่งที่ตกผลึกมาเขียนให้คุณได้อ่านดู

รับรองว่ามีประโยชน์ครับ!

7 หลักการในการเลือกซอฟต์แวร์มาใช้ทำงาน

1. ซอฟต์แวร์นั้นมี Feature (Solution) เป็นอย่างไร

แน่นอนว่าปัจจัยแรกๆ ของการเลือกซอฟต์แวร์มาใช้งานก็คือต้องรู้ก่อนว่าซอฟต์แวร์นั้นๆ มันทำอะไรได้บ้าง

โดยปกติแล้วในหน้าแรกของเว็บไซต์ที่ทำซอฟต์แวร์นั้นจะมี Elevator Pitch (ประโยคสั้นๆ ที่อธิบายให้คุณเข้าใจว่าขายอะไร) อยู่ แต่หลายๆ ครั้งมันก็อาจจะบอกคุณได้ไม่หมด

เพราะฉะนั้นคุณอาจจะต้องลองมองหาปุ่มตรงเมนูดู ซึ่งโดยปกติแล้วถ้าไม่เป็น Feature ก็จะเป็น Solution หน้าพวกนี้แหละครับจะเป็นตัวบอกคุณในเชิงลึกขึ้นมาอีกขั้น

หัวข้อนี้ถือว่าสำคัญที่สุด เพราะถ้า Feature (Solution) ไม่ตอบโจทย์ เรื่องอื่นๆ ก็ไม่ต้องมาพูดกัน

ตัวอย่างเช่น G Suite ของ Google ที่มีทั้งหน้า Feature และ Solution อยู่

Shifu แนะนำ

ถ้าคุณอยากได้ข้อมูลฟีเจอร์โดยละเอียด ผมแนะนำว่าให้ไปดูหน้า Pricing ครับ ส่วนมากมันจะถูกทำเป็นตารางเปรียบเทียบเลยว่าซอฟต์แวร์ของพวกเขามีฟีเจอร์อะไรบ้าง

2. User Experience (UX) ดีไหม? ให้ลองใช้ก่อน

แปลเป็นไทยง่ายๆ ว่าประสบการณ์การใช้งานของลูกค้า

หัวข้อนี้เป็นหัวข้อที่ต่อเนื่องมาจากหัวข้อที่แล้ว คือต่อให้ซอฟต์แวร์มีฟีเจอร์มากมาย เลิศหรูอลังการแค่ไหน แต่ถ้า UX ไม่ดี (ใช้งานยาก) ผมคิดว่าซอฟต์แวร์ตัวนั้นๆ ก็ไม่ใช่ซอฟต์แวร์ที่ดี

ซึ่งเวลาพิจารณาเรื่องเกี่ยวกับ UX ผมแนะนำว่าคุณไม่ควรที่จะเอาตัวคุณเองเป็นที่ตั้ง ความหมายคืออย่าเอาความเคยชินของคุณมาตัดสินว่ามันใช้งานง่าย เพราะเวลาทำงานจริงๆ โดยส่วนมากแล้ว คุณจะไม่ได้ทำงานคนเดียว แต่คุณจะมีเพื่อนร่วมงานอีกด้วยแน่ๆ เพราะฉะนั้นถ้าซอฟต์แวร์มันใช้งานยาก เวลาที่คุณจะชวนเพื่อนร่วมงานเข้ามาใช้ด้วยกัน หรือมีพนักงานใหม่เข้ามาทำงาน ผมคิดว่าซอฟต์แวร์ที่คุณเอามาใช้จะ “สร้างงาน” มากกว่า “ช่วยงาน” ครับ

ตัวอย่างที่ผมอยากยกมาคือ Todoist ซึ่งเป็น Task Management Software ครับ ฟีเจอร์ไม่มาก ท่ายากไม่เยอะ แต่คนใช้เยอะกว่าซอฟต์แวร์ตัวอื่นๆ เยอะครับ

Shifu แนะนำ

ผมเชื่อว่าน่าจะมี Startup หรือบริษัททำ Software มาอ่าน Content Shifu อยู่บ้าง คำแนะนำของผมในฐานะ User ก็คือ “ความง่าย” จะทำให้คุณขายได้มากกว่า “ความเยอะ” นะครับ : )

3. User Interface (UI) ก็สำคัญ

แปลเป็นไทยง่ายๆ ว่าหน้าตาของซอฟต์แวร์ที่ผม และคุณเห็น

ถ้าเปรียบกับความรัก UX ก็คงจะเป็นความรู้สึกสบายใจเมื่ออยู่ๆ กันไป ส่วน UI ก็คงจะเป็นความประทับใจเมื่อแรกพบครับ

ถ้า UI ดูไม่ดี ไม่สะดุดตา ประสบการณ์แรกเริ่มคุณก็ไม่ดีแล้ว คุณก็คงไม่อยากจะเข้าไปใช้ต่อ จริงไหมครับ?

อ่านๆ ดูแล้วเหมือนมันจะเป็นเรื่องความรู้สึกล้วนๆ… ซึ่งก็ใช่ จริงๆ แล้วมันก็เป็นเรื่องของความรู้สึกแหละ ฮา (ตอนเขียน ผมพยายามหาอะไรมาหักล้าง แต่หาไม่ได้) จริงๆ แล้ว UI ไม่ใช่แค่รักแรกพบ แต่เป็นส่วนหนึ่งของ UX ที่ทำให้คุณรักในซอฟต์แวร์ตัวนั้นต่อไปเรื่อยๆ ครับ

ตัวอย่างที่ผมชอบคือ Application Chat อย่าง Slack ครับหน้าตาที่ดูดีดูสวยงามของซอฟต์แวร์ตัวนี้เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่เสริมสร้างประสบการณ์ในการที่ดีให้กับ User อย่างผมครับ

4. ซอฟต์แวร์นั้น เขามี Business Model เป็นอย่างไร

คำแนะนำของผมก็คือให้หลีกเลี่ยงซอฟต์แวร์ฟรีที่คุณไม่รู้ว่าเขาหาเงินยังไง

ผมยอมรับว่าผมเองก็ชอบของฟรี…. แต่ไม่เสมอไป เช่นถ้าปกติแล้วผมใช้ซอฟต์แวร์อยู่ที่ราคา 300 บาทต่อคนต่อเดือน แล้วผมบังเอิญไปเจอซอฟต์แวร์ที่มีฟีเจอร์คล้ายๆ กัน แต่ปล่อยให้ใช้ฟรี (หรือถูกมากๆ) ผมจะไม่กล้าใช้ครับ เพราะผมรู้สึกว่ามันต้องมีพลังงานอะไรบางอย่างแน่ๆ

อะไรที่ดีจนเหลือเชื่อ มักจะไม่ค่อยมีอยู่จริงครับ และถ้าคุณใช้ซอฟต์แวร์ฟรีโดยที่คุณไม่รู้ว่าเขาหาเงินยังไง คุณไม่ได้เป็นลูกค้า แต่คุณคือสินค้าครับ

เคสต์นี้ผมขออนุญาตไม่ยกตัวอย่างเป็น Brand นะครับ แต่จะยกตัวอย่างแบบง่ายๆ ให้ได้เข้าใจกัน เช่นการที่บริษัทที่ทำซอฟต์แวร์ HR ให้คุณใช้งานฟรี เพื่อเอา Data เกี่ยวกับเงินเดือนพนักงาน หรือข้อมูลอื่นๆ ไปประมวลผลและขายให้ธนาคาร หรือบริษัทประกันต่อ เป็นต้น

คุณควรที่จะต้องศึกษา Business Model ของซอฟต์แวร์ที่คุณจะใช้ให้ดี และดูว่าคุณยอมรับ Model นั้นๆ ได้รึเปล่า ถ้าได้ก็ใช้ต่อ แต่ถ้าไม่ได้ ก็เลี่ยงไปครับ

ผมขอยกตัวอย่างซอฟต์แวร์ที่ผมใช้อยู่ที่ชื่อว่า Unroll.me นะครับ คร่าวๆ เลยก็คือตัว Unroll.me จะช่วยรวมอีเมลโปรโมชั่น แจ้งข่าว หรือแจ้งเตือนต่างๆ แล้วส่งมาให้ผมวันละอีเมล (จากเดิมที่ผมต้องรับทีละ 40-50 อีเมล) ซึ่งซอฟต์แวร์ตัวนี้เป็นซอฟต์แวร์ฟรี โดยที่เขาจะหาเงินจากการขายข้อมูล (แบบไม่ระบุตัวตน) ให้กับบริษัทวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่งผมรับตรงจุดนี้ได้เพราะ 1. เขาบอกไว้อย่างชัดเจนในหน้าแรก 2. ข้อมูลที่เขาเอาไปใช้ไม่ได้บอกว่าผมเป็นใคร เป็นต้น

Shifu แนะนำ

ถ้าคุณหาพวกหน้า Home หรือ Pricing ของซอฟต์แวร์ที่คุณสนใจไม่เจอ ผมแนะนำให้คุณลองเข้าไปอ่านดูใน Terms และ Privacy ครับ ถ้าเขาให้คุณใช้ฟรี โดยที่เอาข้อมูลของคุณไปขายต่อ เขาจะบอกคุณในนั้นครับ

ซอฟต์แวร์ตัวไหนไม่มี Terms กับ Privacy ผมแนะนำให้หลีกเลี่ยงการใช้ครับ

5. Knowledge Base & Support มีไหม

ถ้าซอฟต์แวร์ตัวไหนไม่มีบั๊ก หรือไม่มีปัญหา ซอฟต์แวร์เหล่านั้นอาจจะพัฒนาออกมาได้ไม่เร็วพอ

Knowledge Base และการ Support จึงเป็นอีกอย่างที่คนมักจะมองข้ามแต่จริงๆ แล้วโคตรสำคัญ ถ้าคุณใช้งานซอฟต์แวร์อย่างจริงจัง ผมคอนเฟิร์มได้เลยว่าคุณจะต้องมีคำถาม หรือเจอปัญหาระหว่างใช้งานแน่ๆ

ถ้า Knowledge Base ที่พวกเขาสร้างมาไม่ดีพอ มันก็อาจจะทำให้คุณต้องติดต่อ Support บ่อย (ซึ่งโดยมากแล้ว ถ้าซอฟต์แวร์ตัวไหนมี Knowledge Base ที่ไม่ค่อยดี ฝั่ง Support เองก็ไม่น่าจะดีไปด้วย)

เพราะฉะนั้นนอกจากฟีเจอร์ ราคา และรายละเอียดอื่นๆ แล้ว Knowledge Base กับ Support ก็สำคัญไม่แพ้กัน ซึ่งถ้าคุณหาหัวข้อนี้ไม่เจอบน Menu หลักทางด้านบน ลองเลื่อนมาดูตรง Footer ดูครับ ซอฟต์แวร์หลายๆ ตัวจะเอาหัวข้อนี้ไปอยู่ตรงนั้น

ตัวอย่างเช่นที่ Footer ของ Buffer ที่มีหัวข้อที่เกี่ยวกับ Help & Support ให้เลือกถึง 5 เมนู

6. ซอฟต์แวร์นั้นมี Ecosystem & Integration บ้างหรือเปล่า

เรื่องนี้เป็นอีกหนึ่งเรื่องใหญ่ที่อาจจะทำให้ผมตัดสินใจใช้ หรือไม่ใช้ซอฟต์แวร์ตัวนั้นๆ เลย

“One size doesn’t fit all” ไม่มีซอฟต์แวร์ตัวไหนทำได้ทุกอย่าง ซอฟต์แวร์ตัวไหนพยายามจะทำทุกอย่าง จะไม่สามารถทำอะไรได้ดีสักอย่าง

คุณควรที่จะต้องเช็คดูว่าซอฟต์แวร์ที่คุณจะใช้นั้นมีการเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ตัวอื่นๆ รึเปล่า (หรืออย่างน้อยก็ควรจะเช็คดูว่าซอฟต์แวร์ตัวนั้นๆ มี API ที่สามารถให้คุณเชื่อมต่อได้ง่ายรึเปล่า) เช่นถ้าคุณติดซอฟต์แวร์ Contact Form ไว้ในเว็บไซต์ของคุณเพื่อให้คนติดต่อเข้ามา ตัวซอฟต์แวร์ Contact Form อันนั้นก็ควรที่จะเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ CRM ของคุณได้โดยง่ายด้วย เป็นต้น

วิธีการเช็คว่าซอฟต์แวร์นั้นๆ มีการเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่นๆ มากน้อยแค่ไหน ให้มองหาคำว่า Integration หรือ App ครับ

ตัวอย่างเช่น MailChimp ที่มีการเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ตัวอื่นๆ หลายร้อยตัว และมีหน้าเฉพาะที่เป็น Integration Directory ให้เราสามารถเข้าไปเลือกดูได้

7. ชื่อเสียง (Reputation) เองก็สำคัญ

ซอฟต์แวร์ตัวนั้นๆ มีความน่าเชื่อถือมากแค่ไหน?

โดยปกติแล้ว หลังจากที่ผมดูพวกฟีเจอร์ ราคา หรือรายละเอียดต่างๆ เรียบร้อยแล้ว ข้อมูลส่วนท้ายๆ ที่ผมจะเช็คก็คือดูว่า 1. ใครเป็นคนทำ? 2. ทีมใหญ่พอรึเปล่า? 3. ใครเป็นนักลงทุน?

ข้อมูลเหล่านี้ค่อนข้างสำคัญ เพราะโดยมากแล้วซอฟต์แวร์ที่คุณจะใช้ คุณจะไม่ได้ใช้มันแค่หลักวัน หรือหลักเดือน แต่อาจจะเป็นหลักปี

ถ้าตัวทีมไม่ได้มีความสามารถมากพอ ซอฟต์แวร์ก็อาจจะไม่ได้ออกมาดี ถ้าทีมไม่ใหญ่พอ ฟีเจอร์ที่พัฒนา หรือการ Support อาจจะไม่รวดเร็วเพียงพอ และถ้าไม่ได้มีใครลงทุน สายป่านของพวกเขาก็อาจจะไม่ยาวพอ

การเช็คข้อมูลเหล่านี้จะทำให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณจะไม่ถูกทิ้งไว้กลางทางระหว่างใช้งาน

ตัวอย่างเช่นหน้า Story ของ Canva ที่บอกว่ามีผู้ใช้งานกว่า 10 ล้านคนทั่วโลก ทีมกว่า 100 คน และ Office ทั้งหมด 3 แห่ง ตัวเลขเหล่านี้ทำให้ผมเชื่อถือได้มากในระดับนึงว่า Canva น่าจะเป็นซอฟต์แวร์ที่ดี

สรุป

และนี่ก็คือหลักการทั้ง 7 ข้อในการเลือกเอาซอฟต์แวร์มาใช้งานนะครับ ถ้าบริษัทของคุณเป็นบริษัทรุ่นใหม่ และจริงจังกับการเปลี่ยนแปลงธุรกิจของตัวเองให้ทันโลก การเลือกซอฟต์แวร์มาใช้งานน่าจะเป็นหนึ่งในสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณครับ

เลือกให้ถูก เลือกให้ดี จะได้ไม่เสียทั้งเงิน เวลา และสุขภาพจิตนะครับ : )

ป.ล. เครื่องมือ (Tool Set) เป็นหนึ่งในสิ่งที่สำคัญในการทำธุรกิจในยุคนี้ แต่มีอีก 2 สิ่งที่สำคัญยิ่งๆ กว่าที่คุณควรจะต้องพัฒนาไปพร้อมๆ กับการหาเครื่องมือคือ Mindset และ Skillset นะครับ

ตาคุณแล้ว

คุณคิดว่าหลักการทั้ง 7 ข้อนี้ที่ผมเขียนถึงนี้ครอบคลุมเพียงพอรึเปล่า? หรือว่าคุณมีวิธีอื่นๆ ในการเลือกซอฟต์แวร์มาแนะนำผมกับคนอ่านคนอื่นๆ รึเปล่า? มาพูดคุยกันต่อได้ในคอมเมนต์เลยครับ

แบงค์เป็นนักธุรกิจ นักการตลาด และนักเดินทางที่หลงใหลในวิถีแห่ง Inbound Marketing ปัจจุบันแบงค์เป็น Managing Partner ของ Magnetolabs และ เป็น Co-host ของรายการ Podcast ชื่อว่า FounderCast

Leave A Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

ความรู้จะมีประโยชน์ที่สุดถ้าถูกส่งต่อ :)